Partytipps

Checkliste für das Gästewohl

Eine Feier zu organisieren kann je nach Größe und Umfang ein kompliziertes Unterfangen werden. Es gilt vieles zu beachten, wie die Auswahl der Location, Kleiderordnung, Anreise, eventuelle Übernachtungen, Essen und Trinken, Kinderbetreuung und vieles mehr. Vielfach wird bei der Organisation der Feier aus der Sicht des Gastgebers entschieden, was vollkommen korrekt ist. Dennoch darf die Sicht des Gastes nicht vergessen, vernachlässig, werden. Denn nur wenn die Gäste rundum zufrieden sind und sich wohlfühlen, dann wird die Feier ein voller Erfolg.

Für einige Ideen, Hilfestellungen und Anregungen haben wir die nachfolgende Checkliste erstellt.

Checkliste für das Gästewohl

  • Location
    • Sind für alle Gäste Sitzplätze vorhanden?
    • Gibt es genug freie Plätze im Schatten (bei einer Außenveranstaltung)?
    • Ist die Kindersicherheit gewährleistet?
    • Einfach zugänglich für alle Gäste?
    • Genügend Parkplätze in der Nähe?
    • Ist eine einfache Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich?
    • Gibt es einen Taxi- oder Shuttle-Service?
    • Mögliche Übernachtungen in der Nähe?
    • Ist der Veranstaltungsraum übersichtlich und Kindersicher?
    • Ist die Location passend für alle Wetterlagen (Sonne, Regen, Wind, Schnee, Sturm)
    • Kann es in der Nacht zu kalt werden (Heizung)?
    • Ist ein Ruhe- bzw. Rückzugsort für Kleinkinder vorhanden?
    • Gibt es eine Spielecke für Kinder?
    • Wo sind die Erste Hilfe Utensilien?
  • Essen und Trinken
    • Buffet oder a la Carte
    • mit oder ohne Bedienung
    • genügend, verschiedene alkoholfreie Getränke (auch 0,0% Getränke)
    • Gibt es Vegetarier, Veganer, Lactoseintoleranz oder andere Allergien unter den Gästen? Eventuell müssen dann die Speisen mit den Inhaltsstoffen beschriftet werden.
    • Gibt es auch zu später Stunde noch etwas zu Essen?
    • Ausgewogene Mischung zwischen Süßem und Herzhaftem.
  • Gästewohl allgemein
    • Bietet die Sitzordnung genügend Gesprächsstoff für die Gäste?
    • Ist eine Vorstellungsrunde notwendig?
    • Wie lässt sich Grüppchenbildung vorbeugen?
    • Platz für den Kinderwagen bei den Eltern am Tisch einplanen.
    • Ist eine Kinderbetreuung notwendig?
    • Partyspiele (Tanzspiele, Bewegungsspiele, Quizspiele, Sportspiele, Geschicklichkeitsspiele, etc.)
    • Alternatives Rahmenprogramm (Theatervorstellung, Sketche, Foto-Show)
    • Gibt es kleine Aufmerksamkeiten bzw. Gastgeschenke?
    • Wenn die Gäste mehrere Orte aufsuchen können (z.B. Saal, Terrasse, Wiese, See, etc.) dann neigt dies zu Gruppenbildungen und die Kommunikation untereinander leidet.
    • Kleiderordnung
    • Hat der DJ Erfahrung auch eine eingeschlafene Gesellschaft zu unterhalten?
    • Bietet das Ablaufprogramm der Feier für alle Gäste Spaß, kein “Unwohlsein”?
    • Ist die Dekoration freundlich, offen, ansprechen und optisch für die Feier passend?
    • Sind die Stühle bequem oder benötigt Ihr noch Sitzkissen?
    • Sind die Tischdecken und die Location sauber?
    • Ist die Bedienung (der Service) seriös, professionell und freundlich?
    • Gibt es offene Spannungen zwischen den Gästen die noch vor der Feier geklärt werden sollten?
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